PHẦN 5: CÁC LƯU Ý TRONG CÔNG TÁC HUẤN LUYỆN VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ HUẤN LUYỆN AN TOÀN TẠI DOANH NGHIỆP THEO NGHỊ ĐỊNH 44/2016/NĐ-CP

PHẦN 5: CÁC LƯU Ý TRONG CÔNG TÁC HUẤN LUYỆN VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ HUẤN LUYỆN AN TOÀN TẠI DOANH NGHIỆP THEO NGHỊ ĐỊNH 44/2016/NĐ-CP

Để công tác huấn luyện và quản lý hồ sơ được diễn ra thuận lợi tại doanh nghiệp thì cán bộ HSE hay cán bộ tổ chức cần phải nắm rõ các quy định pháp luật liên quan. Trong  bài viết này, T.S.E sẽ cung cấp tới các bạn 06 lưu ý trong công tác huấn luyện và quản lý hồ sơ huấn luyện, hy vọng các bạn sẽ có góc nhìn chi tiết hơn và có những điều chỉnh nhằm nâng cao chất lượng của việc huấn luyện hiện hữu tại doanh nghiệm của mình, đồng thời hạn chế tối đa các rủi ro về mặt pháp lý. 

1. Về công tác tổ chức huấn luyện an toàn vệ sinh lao động theo nghị định 44/2016/NĐ-CP và nghị định 140/2018/NĐ-CP thì người sử dụng lao động có thể tổ chức riêng lẽ hoặc kết hợp huấn luyện với các khóa huấn luyện an toàn khác theo quy định pháp luật như:

• Huấn luyện về nội dung an toàn hóa chất theo Nghị định 113/2017/NĐ-CP;
• Huấn luyện về nội dung an toàn điện theo Thông tư 31/2014/TT-BCT;
• Huấn luyện về nội dung sơ cấp cứu lao động theo Thông tư 19/2016/TT-BYT;
• Huấn luyện kỹ thuật an toàn phòng cháy, chữa cháy tại cơ sở…

2. Người đã được huấn luyện phải được huấn luyện lại trong các trường hợp sau đây:

• Thay đổi công việc hoặc thay đổi thiết bị, công nghệ: Trước khi giao việc phải được huấn luyện nội dung về an toàn, vệ sinh lao động phù hợp với công việc mới hoặc thiết bị, công nghệ mới. Trường hợp đối tượng đã được huấn luyện trong thời hạn dưới 12 tháng kể từ khi chuyển sang làm công việc mới hoặc kể từ khi có sự thay đổi thiết bị, công nghệ thì nội dung huấn luyện lại được miễn phần đã được huấn luyện.
• Trở lại làm việc sau thời gian nghỉ làm việc Cơ sở ngừng hoạt động hoặc người lao động nghỉ làm việc từ 06 tháng trở lên thì trước khi trở lại làm việc, người lao động được huấn luyện lại nội dung như đối với huấn luyện lần đầu. Thời gian huấn luyện lại bằng 50% thời gian huấn luyện lần đầu.
• Sau 02 lần kiểm tra người đã được huấn luyện không đạt yêu cầu;
• Khi hết thời hạn hiệu lực của chứng nhận, thẻ, sổ theo dõi huấn luyện an toàn từ kể từ lần huấn luyện trước.

3. Về công tác biên soạn chương trình khung và chương trình, tài liệu huấn luyện, thì 2 nhóm đối tượng sau đây sẽ phụ trách:

• Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội chủ trì phối hợp với các bộ, ngành liên quan ban hành Chương trình khung chi tiết huấn luyện chuyên ngành, đặc thù theo Chương trình khung huấn luyện. Đây là chương trình nền tảng bắt buộc tối thiểu để các tổ chức huấn luyện hoặc doanh nghiệp tự huấn luyện phát triển chi tiết hơn phù hợp với đặc thù sản xuất, kinh doanh tại cơ sở.
• Tổ chức huấn luyện, doanh nghiệp tự huấn luyện căn cứ chương trình khung huấn luyện, xây dựng chương trình, tài liệu huấn luyện phù hợp với đặc điểm, điều kiện và yêu cầu thực tế huấn luyện.

4. Quản lý việc cấp Giấy chứng nhận huấn luyện, thẻ an toàn

Cấp Giấy chứng nhận huấn luyện

• Tổ chức huấn luyện, doanh nghiệp đủ điều kiện tự huấn luyện cấp Giấy chứng nhận huấn luyện cho người được huấn luyện thuộc các nhóm 1, 2, 5 và 6 sau khi kiểm tra, sát hạch đạt yêu cầu;
• Mẫu giấy chứng nhận huấn luyện theo Mẫu số 08 Phụ lục IIban hành kèm theo Nghị định 44/2016/NĐ-CP.

Cấp Thẻ an toàn

• Người sử dụng lao động cấp Thẻ an toàn cho người được huấn luyện thuộc nhóm 3 sau khi kiểm tra đạt yêu cầu. Tổ chức huấn luyện cấp Thẻ an toàn cho người lao động làm việc không theo hợp đồng lao động;
• Thẻ an toàn theo Mẫu số 08 Phụ lục IIban hành kèm theo Nghị định 44/2016/NĐ-CP.

Sổ theo dõi người thuộc nhóm 4 được huấn luyện

• Người sử dụng lao động ghi kết quả huấn luyện của người được huấn luyện thuộc nhóm 4 vào Sổ theo dõi công tác huấn luyện tại cơ sở sản xuất, kinh doanh.
• Sổ theo dõi công tác huấn luyện theo Mẫu số 11 Phụ lục IIban hành kèm theo Nghị định 44/2016/NĐ-CP.

Tổ chức huấn luyện, doanh nghiệp đủ điều kiện tự huấn luyện và cơ sở sản xuất, kinh doanh lập sổ theo dõi cấp Giấy chứng nhận huấn luyện, thẻ an toàn; Sổ theo dõi người thuộc nhóm 4 được huấn luyện theo các mẫu số 09, 10 và 11 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định 44/2016/NĐ-CP.

5. Về thời hạn cấp, cấp mới Giấy chứng nhận huấn luyện, thẻ an toàn

• Giấy chứng nhận huấn luyện, Thẻ an toàn có thời hạn 02 năm. Trong vòng 30 ngày, trước khi Giấy chứng nhận huấn luyện, Thẻ an toàn hết hạn, người sử dụng lao động lập danh sách những người được cấp kèm theo kết quả huấn luyện hoặc giấy tờ chứng minh việc cập nhật kiến thức, kỹ năng về an toàn, vệ sinh lao động theo quy định tại Khoản 1 Điều 21 và gửi tổ chức huấn luyện hoặc doanh nghiệp tự huấn luyện theo quy định tại Điều 26 và Điều 29. Nếu kết quả huấn luyện đạt yêu cầu thì được cấp Giấy chứng nhận huấn luyện, Thẻ an toàn mới theo quy định tại Nghị định 44/2016/NĐ-CP.

6. Về công tác quản lý hồ sơ huấn luyện

Các hồ sơ, ghi chép về việc huấn luyện, tuyên truyền cần cập nhật và lưu giữ lại để báo cáo khi có yêu cầu của luật phát cũng như để xác định nhu cầu huấn luyện. Một số hồ sơ liên quan tới công tác huấn luyện cần quan tâm và lưu trữ như:

• Quyết định mở lớp huấn luyện
• Quyết định công nhận kết quả kiểm tra, sát hạch.
• Sổ theo dõi huấn luyện các nhóm
• Chứng nhận huấn luyện đối với nhóm 1;2;5;6, thẻ an toàn đối với nhóm 3, sổ theo dõi huấn luyện đối với nhóm 4
• Hồ sơ năng lực công ty huấn luyện, hồ sơ bản sao của người huấn luyện có thể bao gồm:  Họ tên, ngày tháng năm sinh, trình độ học vấn, chuyên ngành được đào tạo, kinh nghiệm công tác, kèm theo các tài liệu chứng minh;
• Phiếu đánh giá khóa học
• Danh sách người tham gia huấn luyện
• Hình ảnh thực tế của lớp học

Về thời gian lưu trữ, hiện nay chưa có hướng dẫn cụ thể đối với thời gian lưu hồ sơ của công tác huấn luyện an toàn - vệ sinh lao động theo nghị định 44/2016/NĐ-CP và nghị định 140/2018/NĐ-CP. Tuy nhiên, các bạn có thể tham khảo các mức 3 năm như quy định đối với hoạt động huấn luyện an toàn hóa chất theo nghị định 113/2017/NĐ-CP. 

Phần 6: Tiêu chuẩn người huấn luyện an toàn – vệ sinh lao động